Если сотрудники используют компьютеры компании для своей работы, то довольно часто руководство предприятий используют шпионское программное обеспечение, которое осуществляет слежение за компьютером каждого отдельного специалиста фирмы. Например, при помощи шпионской программы NeoSpy администраторы отслеживают письма, запуск приложений, нажатые клавиши и пр.
Деятельность сотрудников часто находится в тесном взаимоотношении с их личной жизнью. Поэтому, отслеживание деятельности специалистов в рабочее время позволяет собирать не только информацию, связанную с рабочим процессом, но и личного характера.
Сам по себе мониторинг не означает что нет определенных рамок, которые следует соблюдать. Однако извечная проблема – «кто прав, а кто виноват?» в данном случае срабатывает почти во всех случаях. Ведь каждый пытается перетянуть одеяло:
В любом случае, компании могут придерживаться политики этического мониторинга, избегая неизбирательного отслеживания всей деятельности сотрудников. При этом, работодатели должны правильно устанавливать и распределять обязанности работников. А в свою очередь, специалисты, отдавая себе отчет о собственной эффективности, не должны использовать рабочее время и ресурсы компании для собственных, личных нужд.
В Канаде, например, любой мониторинг деятельности сотрудников является незаконным. В Мэриленде всех сотрудников должны предварительно оповестить в письменном виде о возможности прослушивания и записи их телефонных разговоров во время рабочего процесса. В штате Калифорния при отслеживании телефонных разговоров используется звуковой сигнал, который оповещает сотрудников о записи. При этом, после определенного временного промежутка абоненты слышат информирующее их сообщение, о возможной записи их разговора.
В других штатах США (Коннектикуте, Пенсильвании и Колорадо, Нью-Джерси и Нью-Йорке) имеются законы, касающиеся необходимости и возможности мониторинга за сотрудниками.
Какие виды мониторинга считаются законными
Законными считаются те виды отслеживания, когда:
Относительно компьютерного мониторинга сотрудников: работодатель имеет все законные права на то, чтобы:
Помимо этого, любая идея анонимных действий пользователя является иллюзорной. Любое действие, совершенное между компьютером и сетью может быть отслежено и использовано. Каждое действие конкретного специалиста может отслеживаться и анализироваться. При этом, впоследствии данная информация может быть использована против сотрудника.
Контроль работы может быть использован не только для мониторинга безопасности и продуктивности сотрудников компании, но и как средство управления прибыльности в финансовом плане. Ведь содержать неэффективного работника, который то и дело стремиться использовать интеллектуальные корпоративные ресурсы в личных целях бессмысленно как с финансовой точки зрения, так и с точки зрения общей эффективности производственного процесса. Слежение может помочь в производственном процессе и при защите качества предоставляемых услуг или изготовления товаров.
По мнению отечественных аналитиков, более половины работодателей (55%), которые применяют системы мониторинга деятельности сотрудников стремятся уберечь себя от непредвиденных краж и саботажа. И лишь 10% отслеживают эффективность рабочего процесса. Помимо этого, 80% работодателей предварительно уведомляют работников о возможном отслеживании. И лишь 18% предпочитают отмалчиваться.
1. Отслеживание нажатых компьютерных клавиш.
Мониторинг клавиатуры производится на основании открытия окон программ пользователем. Т.е. происходит не только отслеживание набранных комбинаций с клавиатуры, но и при помощи современных кейлоггеров данная информация сопоставляется с открытыми программными продуктами. Это позволяет максимально эффективно производить мониторинг общей деятельности специалистов.
2. Слежение за E-mail.
Отслеживание e-mail – это процесс при котором все входящие исходящие сообщения проходят через фильтрацию программного обеспечения и проверяются на наличие определенного содержания, которое может нарушить политику работодателя. Довольно часто, отобранные и помеченные программным обеспечением электронные письма проходят дополнительную проверку администратором, который либо подтверждает наличие запрещенной для передачи информации, либо ее опровергает.
Конечно, работник имеет право на личную жизнь, но не в рабочее время. Работодатель же имеет все права на проверку использования сотрудниками корпоративной собственности (компьютеров, ноутбуков, факсов и принтеров, сканеров и пр.).
Распространенное заблуждение, что электронные письма полученные или отправленные в рабочее время являются конфиденциальными не действует в современном мире. Пока сотрудник использует корпоративные ресурсы, то вся его деятельность относится к рабочему процессу и не является его личной жизнью.
3. Ведения журнала рабочей деятельности.
В журнале регистрируются все события которые либо должен совершить сотрудник, либо он уже совершил. Это помогает организовывать рабочий процесс и выявлять простои, которые могут возникать в работе, будь то из-за недостаточной квалификации специалистов, будь то из-за неправильного распределения рабочей деятельности.
4. Слежение за интернет-деятельностью.
При помощи современных шпионских программ (например, NeoSpy) работодатели могут отслеживать и интернет-деятельность работников. При этом, шпионы мониторят популярные браузеры, регистрируют все посещенные сотрудником сайты, продолжительность посещения, а также переписку в мессенджерах, чатах, соцсетях и почте.
5. Отслеживание приложений и файлов.
Работодатели могут отслеживать открытые в данный момент файлы, общую продолжительность использования того или иного приложения. Скачивание и установку новых программ.
6. Мониторинг документации.
Ведется запись какие именно документы были просмотрены сотрудником в рабочее время, какие были сделаны изменения и что было создано или удалено.
7. Система «Проверка внимательности».
Для проверки нахождения сотрудника на его рабочем месте, работодатели иногда применяют программы так называемые «Проверки внимательности». Основная сущность такого программного обеспечения – это всплывание на определенный временной промежуток окна в компьютерной системе сотрудника с описанием определенного действия. Например, в определенный момент на мониторе появляется окно с кнопкой, которую следует нажать. При этом, окно появляется лишь на определенное время (3-5 мин.). Если сотрудник не успел за это время осуществить нужное действие – то программный продукт в автоматическом режиме отсылает руководителю послание, в котором говорится что сотрудника нет на его рабочем месте.
8. Периодические скриншоты экрана.
Шпионское программное обеспечение (такое как NeoSpy) может с заданной периодичностью делать снимки пользовательского экрана. При этом фиксируется эффективность рабочей деятельности. Полученные снимки можно хранить как на локальном компьютере, так и пересылать на почту администраторов (в удобных отчетах в виде слайд-шоу) для своевременного их анализа и переработки.
9. Мониторинг принтеров и иных корпоративных ресурсов.
Шпионская программа NeoSpy может отслеживать количество поставленных на печать документов, периодичность использования принтера тем или иным специалистом.
10. Блокирование в системах подключения съемных носителей.
Некоторые работодатели предпочитают блокировать возможность копирования информации во избежание утечки конфиденциальных данных.
11. Дополнительные методы слежения:
Некоторые руководители отслеживают телефонную деятельность сотрудников. Помимо этого, они могут в автоматическом режиме записывать все телефонные разговоры, отслеживать точную продолжительность и число звонков, время простоя между вызовами. Помимо рабочих телефонов, могут отслеживаться и мобильные устройства.
Один из наиболее эффективных форм контроля за сотрудниками является использование оборудования видеонаблюдения. Видео отчеты деятельности работников передаются в центральный офис компании, где они и отслеживаются. Этот метод является наиболее объективным с точки зрения непристрастного метода оценки эффективности работы специалистов, вне зависимости от чувств и предрасположенностей проверяющих. При этом, проверяющие могут оценить результаты рабочей деятельности каждого конкретного сотрудника и при обнаружении каких-либо несоответствий, своевременно устранить причины проблем, пока они не стали слишком затратными.
Видеонаблюдение является еще и методом промышленной организации. Специалисты, которые знают о существовании наблюдения за их деятельностью, настраиваются именно на эффективность реализации поставленных задач руководителей, а не на решение личных проблем в рабочее время. Данную закономерность впервые проследил Тейлор Ф., который и в последующие десятилетия применяя методику видеонаблюдения за сотрудниками достиг максимальной степени работоспособности персонала. Заметим, что метод Тейлора применяется в большинстве отелях, где видеонаблюдение позволяет контролировать деятельность сотрудников.
Для специалистов, которые не работают постоянно на одном месте, ревизоры могут самостоятельно отслеживать работу специалистов. Например, приходя на место их временной дислокации. Такие методы слежения используются для проверки сотрудников транспортной сферы.
Иногда, отслеживание деятельности работников становится второстепенным фактором определения качества услуг. Например, когда учитываются временные рамки доставки товара или близость расположения такси и пр. Ревизоры, после анализа общей эффективности сотрудника могут либо его повысить, либо понизить в должности. Иногда доходит и до увольнения по несоответствию.